Dentro de las tareas completamente necesarias para el funcionamiento de una empresa, está la creación y la gestión adecuada de las facturas generadas a los clientes de la compañía.
Si bien la gestión y creación de las facturas pasa desapercibida al momento de empezar un autónomo o una PYME su emprendimiento, pronto se descubre que existe una gran necesidad de tener bien gestionado este apartado.
Después de todo, cualquier negocio va a necesitar emitir las facturas a sus clientes para que estos le paguen, eso por no mencionar que el fisco puede realizar una inspección en cualquier momento para comprobar la facturación realizada y que coincide con los datos trimestrales o anuales presentados.
Todas estas tareas de administración de facturas suponen un coste en tiempo de trabajo considerable para un trabajador autónomo o una PYME con poco personal. Haciendo una estimación, una PYME puede dedicar entre 10 o 15 horas mensuales a emitir, rectificar, ordenar o contabilizar todas las facturas realizadas. Además del tiempo que llevaría su comprobación para los modelos trimestrales de IVA o IRPF de obligado cumplimiento.
Todo esto son más de 120 horas a lo largo de todo un año. Tiempo que por suerte se puede reducir considerablemente si el autónomo o la PYME recurre a usar un programa de facturación externo que le agilice los trámites. Incluso de manera gratuita según el programa que sea.
¿De qué manera trabajan los programas de facturación online en las PYMES?
Puesto que son programas pensados para facilitar las tareas de facturación y agilizar todos los trámites lo máximo posible, el funcionamiento es muy simple e intuitivo.
Por norma general, los programas para llevar facturas y gestionarlas online te permiten realizar diferentes tareas de manera sencilla usando un interfaz gráfico fácil de entender. Las funciones que cumplen habitualmente son:
- Gestión de clientes: Todo programa de facturación permitirá la creación de nuevos clientes con los datos correspondientes para realizar su factura de manera adecuada. Estos datos se quedan grabados en el programa para poder reutilizarlos con rapidez al crear nuevos pedidos de productos o servicios.
- Creación de facturas recurrentes: Una vez se tiene a un cliente añadido a la base de datos, bastará con seleccionarlo para generar automáticamente un modelo de factura en el que tan sólo será necesario añadir los costes del servicio a cobrar.
- Estado de la factura: Saber qué facturas se encuentran cobradas y cuáles aún están en proceso de pago, será fundamental para conocer el flujo de caja existente y también para solicitar los pagos que estén a punto de vencer.
- Rectificación de facturas: Toda factura puede contener un error en los números cobrados, por ello, la opción de emitir una factura rectificativa con facilidad ahorrará un tiempo considerable.
- Personalización de las facturas: Añadir el logo a tus facturas empresariales es una opción común.
- Cobrar facturas: Algunos programas de facturación online te permiten solicitar automáticamente el cobro de las facturas de forma bancaria una vez llegado el vencimiento de la misma.
- Facilitar presentación de modelos fiscales: Otra característica que pueden ofrecer es unificar las facturas trimestrales añadidas para ofrecerte un modelo trimestral de los impuestos más habituales para cualquier empresa. De esta forma, tan sólo necesitarás enviar ese archivo a tu asesoría para que se haga cargo de su presentación.
Como ves, todas estas funciones son muy útiles y cualquier emprendedor o empresa necesitará usar todas estas funciones en algún momento de su vida laboral. Por ello, si cuentas desde el principio con algún programa que te facilite estas tareas, ganarás tiempo de trabajo que podrás destinar a otras tareas con más impacto en tu negocio.
