Las nuevas tecnologías no solo han facilitado el acceso a productos y servicios gracias al desarrollo del comercio electrónico. Además, la transformación digital de la economía ha comenzado a reducir el uso del papel a través de la digitalización de documentos contables.
Cada vez es mayor el número de empresas que comprende la importancia de cambiar los métodos de gestión y almacenamiento de su información fiscal. Ante la necesidad de mejorar sus niveles de rentabilidad y eficiencia, la digitalizacion de documentos se ha convertido en una tendencia de creciente popularidad en todo el país.
A través de esta solución tecnológica, no solo es posible tener un respaldo del papeleo contable en un sistema digital de almacenamiento. Además, es una innovadora alternativa que facilita el acceso de cualquier miembro autorizado de la compañía a la información fiscal desde cualquier lugar del mundo con acceso a Internet.
¿Qué es la digitalización de los documentos contables?
La digitalización de un documento es un procedimiento que permite convertir determinados papeles en una imagen en formato digital a través de aplicaciones de escáner. Dependiendo del tipo de software utilizado, las empresas tendrán la posibilidad de editar los documentos desde el ordenador o el móvil.
Al momento de digitalizar los documentos, las empresas tienen dos opciones. La primera de ellas es alquilar o comprar un software de digitalización. En el segundo caso, las empresas pueden contratar los servicios de un negocio especializado en la digitalización de archivos.
En cualquiera de los dos casos, las empresas deben reunir todo el papeleo que se desea digitalizar. Posteriormente, se procederá a escanear la información o pasar los documentos por una herramienta de reconocimiento óptico de caracteres, la cual permitirá editar la información contenida en los documentos físicos.
Finalmente, se almacenan los datos y se lleva a cabo una copia de seguridad. Si las empresas desean desechar los documentos físicos que ya han sido digitalizados, será necesario legalizar este formato digital con el objetivo de evitar problemas con las autoridades.
Ventajas de digitalizar los documentos contables
Cuando una empresa decide digitalizar sus documentos contables, se apuesta por la modernización de su negocio. Tener el papeleo en formato digital permite elevar la eficiencia y productividad del trabajo.
Además, se favorece el ahorro de espacio, tiempo y dinero, al optimizar la gestión de las cuentas. A su vez, la digitalización de documentos contribuye al cuidado del medio ambiente, ya que se disminuye el uso desenfrenado del papel.
Para conocer un poco más de cerca este proceso, a continuación se destacan algunas de las principales ventajas de digitalizar los documentos contables.
Digitalización certificada
A la hora de digitalizar los documentos, las empresas pueden realizar un proceso de certificación según la Ley 37/1991 del 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido. Esto quiere decir que el documento puede tener validez ante cualquier organismo oficial sin importar si su formato es digital.
Este procedimiento representa una gran ventaja para la empresa, ya que es posible evitar la movilización física de papel al momento de visitar un organismo fiscal. No obstante, las empresas solo pueden digitalizar sus documentos a través de un software homologado por la Agencia Tributaria.
Protección y seguridad
Otra ventaja de digitalizar documentos es que la empresa tiene la posibilidad de almacenar sus documentos contables en un lugar seguro. De esta manera, se evitan problemas característicos del papel, como su deterioro.
Además, no existe el riesgo de que los documentos se traspapelen o se pierdan, ya que todo estará almacenado y respaldado en los servidores.
Aumento en la eficiencia
Una ventaja de gran importancia de digitalizar los documentos contables es que se puede aumentar la eficiencia del departamento de contabilidad. Los trabajadores no perderán tiempo al buscar, organizar y archivar papeles, ya que podrán acceder a ellos desde su ordenador de forma rápida y sencilla.
Sin duda, digitalizar los documentos contables significa modernizar y aumentar la eficacia de la empresa casi en un 100%. Tener todos los papeles organizados por un software permite ahorrar espacio, tiempo y dinero, que podrá ser utilizado en otra área del negocio; además, esto puede ayudar a proteger el medio ambiente, porque se puede disminuir el uso excesivo de papelería.
