El equipo de telecomunicaciones de una empresa es fundamental para el desarrollo de la misma, y aunque habitualmente suele estar enfocado en la atención al cliente, este también puede tener otras funciones tales como la comunicación interna, atención personalizada, etc. Este tipo de trabajo es llevado a cabo por los famosos call centers o a través de la propia centralita privada de la empresa, sobre la cual hablaremos a continuación. Y es que gracias al gran avance de la tecnología actual este servicio ha evolucionado junto con ella, permitiendo emplear una centralita virtual a la que destinar todas estas funciones, siendo esta mucho más práctica, funcional y, sobre todo, barata (tal y como veremos a continuación).
Los beneficios de una centralita virtual
Al contratar una centralita virtual, todo el hardware típico que conforma el equipo de telecomunicaciones habitual en una empresa se reduce prácticamente a cero, ya que todo ello se aloja en un servidor en la nube, y de ahí (gracias a internet) se traslada a los teléfonos, ordenadores, smartphone y cualesquiera de los dispositivos que sean necesarios para todos y cada uno de los trabajadores.
Esto significa que:
- No necesitarás comprar todo el material ni tampoco reservar un espacio específico en la oficina donde instalar la centralita: todo se llevará a cabo a través de la nube. Por lo que ahorrarás tanto en coste (no requiere instalación, coste de electricidad y otros gastos) como en espacio y en tiempo. ¡La operación te saldrá redonda!
- Todo se gestiona fácilmente a través de internet y la nube, por lo que también ahorrarás en personal encargado del mantenimiento de la red de comunicaciones, o su administración, etc.
- Podrás mantener tu número, o cambiarlo por otro nuevo. Además, podrás también escoger números para otros países y montar así una red de comunicación internacional, divididas todas ellas por países y ocupando cada una de ellas una centralita virtual sin mayor costo.
Cómo funciona una centralita virtual
El servicio en sí mismo se maneja y se revisa desde un panel de control específicamente adaptado para la empresa, desde el cual se puede controlar todo el tema de las comunicaciones al completo, ya sea desde un ordenador o también integrándolo a un dispositivo móvil (tan solo las empresas más serias y profesionales ofrecen esta posibilidad).
Servicios incluídos de forma general
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- Recepción y envío de llamadas. Rellamadas automáticas y call me back personalizado.
- Buzón de entrada corporativo, especialmente diseñado para la satisfacción de los clientes.
- Servicio de envío de fax vía online.
- Agenda corporativa personalizable en tiempo real. CRM.
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- Posibilidad de contactar con números internacionales y crear así una red más extensa que atañe a dichos países.
- Recepción y atención automática, configurable desde el panel de control anteriormente citado.
- Desvíos de llamadas.
- Posibilidad de realizar una multiconferencia para temas corporativos (internos) así como también con clientes.
- Gestionar una cola de llamadas cuando sea necesario.
- Grabación de llamadas.
Por norma general, estos son los servicios habituales que ofrece una centralita virtual. Sin embargo, hay algunas que van más allá y adaptan y personalizan aún más las posibilidades, a saber:
- Implementación de los móviles de empresa como elementos principales en la centralita virtual, con comunicación bidireccional y sin coste alguno. Para que sin importar el momento o el lugar, todo el equipo de trabajo se encuentre comunicado y pueda actuar ante una urgencia.
- Formación de teleoperadores para su posterior incorporación oficial a la empresa como trabajadores.
- Informes estadísticos donde se puedan evaluar todos los datos de relevancia relacionados con las llamadas entrantes y salientes: volúmen diario, rellamadas y/o desvíos realizados, colas de llamadas creadas, reuniones corporativas realizadas, etc.
- Crear grupos específicos de clientes añadiendo señales (números de contactos) a ellos, para poder emplearlos de forma comercial como por ejemplo a la hora de hacer encuestas.
Como ves, y a tenor de lo comentado, apostar por una centralita virtual para tu negocio o empresa, sin importar la envergadura de esta, es el futuro de la atención personalizada. Te proporcionará una movilidad, control y gestión totales todos los días del año, a un muy bajo coste y lo mejor de todo: con posibilidad de internacionalizar tus servicios gracias a la gran variedad de números telefónicos, y su portabilidad.
