Economía

El modo GTD aplicado en el sistema Kanban optimiza la producción al máximo

marzo 25, 2019

El modo GTD aplicado en el sistema Kanban optimiza la producción al máximo

El sistema de trabajo Kanban fue creado para el control del avance en procesos de trabajos, dentro de una línea de producción. Esta técnica, en los últimos años, ha ido ganando escalones en su popularidad. Inicialmente se relaciona con los procesos de producción, pero se ha ido  introduciendo en el territorio del desarrollo de software.

¿En qué consiste Kanban?

Las empresas en la actualidad, integran sus equipos de trabajo con personal presente y empleados remotos de diferentes partes del mundo. Un tablero Kanban alojado en la nube permite que se acceda desde cualquier dispositivo conectado contando con la contraseña correspondiente.

Todas las personas relacionadas con el tablero pueden estar conectadas a la vez y hacer modificaciones que el resto de los usuarios conectados pueden visualizar en tiempo real. El metodo kanban es sencillo de utilizar y muy intuitivo.

Generalidades del método

Está compuesto por columnas y tarjetas en un tablero digital que funciona de soporte y está alojado en la nube. La implementación del método debe cumplir con el paso a paso para lograr el objetivo. Las ventajas de su implementación son las siguientes:

  • El tablero Kanban permite el acceso remoto desde cualquier dispositivo conectado.
  • La visión compartida y en tiempo real, mejora los resultados evitando las interrupciones.
  • De fácil integración con otros sistemas.
  • Ahorro de tiempo y optimización de la eficiencia.

Características que distinguen a Kanban

  • Los tableros son de comprensión sencilla y fácilmente modificables en cualquier etapa.
  • Incluye herramientas que permiten dividir grandes proyectos en tareas más pequeñas que son más fáciles de organizar y controlar.
  • Complementos disponibles para personalizar. Se pueden definir reglas propias, comentar, notificar, etcétera.
  • Se puede integrar con el correo electrónico o con un sistema de tickets.
  • Permite controlar el tiempo y generar informes sobre dichos controles.

Origen del método llamado Kanban

El origen de Kanban fue en la industria automotriz, precisamente en Toyota, en la década de los años 40, en Japón. Esta empresa ajustó su producción con el método “just in time”, (justo a tiempo), basando su producción en la demanda de los clientes, y no en la producción en masa, que genera grandes stocks, que después deben ser vendidos en el mercado.

Este sistema de producción ajustada (lean manufacturing), creó las bases para una forma de producción nueva, que se llamó de esa forma. El objetivo perseguido es el de llevar los desperdicios al mínimo, sin que esto afecte a la producción, creando para el cliente más valor, minimizando los gastos.

La palabra Kanban es japonesa, y significa señal visual o tarjeta con signos, aunque en realidad se refiere a un tablero, que en su forma más básica tiene tres columnas, que son “por hacer”, “en proceso” y “hecho”. Cuando está bien aplicado a la producción, y ésta funciona bien, es una excelente fuente que brinda información sobre qué es lo que impide que el trabajo avance y que detiene la producción.

¿Qué es GTD?

El método GTD es un método de productividad muy sencillo para desarrollar, pero complejo en el punto de no dejar nada librado al azar. Es altamente eficiente en la gestión del tiempo y el trabajo. Ideal para desarrollar un sistema de organización personal. Por ser un sistema de organización externo a nuestra memoria.

Se organiza desde lo más cercano a desarrollar hasta lo más lejano en el tiempo, y así nada queda pendiente de resolución. La planificación de las tareas va a depender de tres clases de revisiones:

  • Diaria.
  • Semanal.
  • General.

El paso a paso de las tareas pasa por diferentes etapas evolutivas, que entre todas cumplen con el objetivo de organizar los temas pendientes:

  1. Recopilación y captura de cada cosa a desarrollar, para que esté todo incluido.
  2. Procesamiento. Ejecutar cada uno de los puntos incluidos en el primer paso.
  3. Organización. Alojar en su destino definitivo cada tarea procesada.
  4. Evaluar qué hacer con las tareas ya organizadas.

Así, es como ninguna tarea queda pendiente de realizarse o ideas sin ejecutar. Lo que el método ofrece es realizar las tareas, que al ser ejecutadas, nos acercan paulatinamente al objetivo final. Este método aplicado en conjunto con Kanban, brindan un resultado de excelencia.

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