Economía

¿Cómo administrar el flujo de caja con software?

12/06/2020

¿Cómo administrar el flujo de caja con software?

Controlar el flujo de cada es una de las acciones más importantes dentro de un negocio, teniendo en cuenta la necesidad de controlar todos los datos necesarios, tanto de los ingresos de la empresa como de los pagos que realiza.

 

Uno de los aspectos destacables que se debe tener en cuenta a la hora del correcto funcionamiento de un negocio, es llevar un exhaustivo control del flujo de caja. Si bien es cierto que, anteriormente, este flujo se determinaba a partir de técnicas más antiguas como elaborar una lista o realizar acciones manuales, en la actualidad, con el asentamiento de las nuevas tecnologías en el sector industrial, existen sistemas de software que pueden ser de gran utilidad para llevar a cabo todo esto. 

Lo cierto es que, realizar la gestion de inventario a través de estas soluciones tecnológicas, ofrece la posibilidad de optimizar estas tareas, lo que se traduce en una mayor efectividad y productividad para el negocio dentro de esta área. 

No hay que olvidar que trabajar de manera inadecuada con este flujo, puede suponer graves problemas para la entidad, incluso pudiendo llegar al fracaso, de ahí que el uso de software de este tipo, esté dando muy buenos resultados. 

¿Qué es el flujo de caja?

Se trata del indicador a través del cual se registran los movimientos financieros que se llevan a cabo dentro de un negocio, es decir, es la opción por la que se añaden todos los ingresos de una empresa y se le restan los pagos, con el objetivo de conocer el estado económico de la empresa y los beneficios que se han obtenido, ya sea por un periodo mensual o anual. 

Gestionar todo esto significa coordinar tanto la administración como las entradas y salidas de los materiales y herramientas que se necesitan para que un negocio pueda prosperar adecuadamente. 

La importancia de esta gestión

Gestionar bien un inventario, a través de un sistema de software, significa poder optimizar de manera general prácticamente toda la actividad que realiza la empresa, de ahí que tenga gran importancia. De esta manera, llevar correctamente una buena gestión se puede traducir en reducir bastante los costes de mantenimiento.

También se presenta como una herramienta ideal para poder calcular, de manera detallada, los costes de producción de la empresa. Asimismo, se pueden evitar pérdidas o robos, ya que permite una monitorización constante, y además, favorece el que el propio inventario pueda estar conectado con las demás áreas o departamentos que tenga el negocio.

¿Por qué elegir un software?

El uso de estas herramientas digitales hace que los profesionales de la contabilidad de una empresa encuentren unos buenos aliados para gestionar todo lo relacionado con la liquidez de la entidad y la propia administración.

Si bien es cierto, existen programas que se dedican de manera exclusiva a llevar a cabo esta tarea de controlar el flujo de caja, con lo que se optimiza mucho más la misma. Básicamente, porque ofrece rapidez y automatización, y es por ello que se cuenta con un gran número de beneficios.

Entre otros, hay que destacar que teniendo un software de estas características no hace falta realizar instalaciones más laboriosas y complicadas, por lo que se evita tener que trabajar el doble y se ahorra bastante tiempo en la realización de estas tareas.

El control de los cobros y la facturación es mucho más detallado, al igual que permite llevar a cabo una revisión de los gastos de manera más exhaustiva. 

Asimismo, permite la vigilancia de todas las cuentas bancarias diariamente, lo que se traduce en conocer más rápidos los pagos que se han realizado y saber cuáles no, además de poder crear previsiones mucho más realistas, teniendo en cuenta el alcance rápido de la información que se necesita para ello. 

¿Qué software elegir para estas funciones?

Hay que tener en cuenta que, con la llegada de las nuevas tecnologías y las herramientas digitales, han aparecido numerosos softwares con los que se puede llevar a cabo este tipo de funciones. 

Es cierto que no es fácil elegir uno u otro, sobre todo porque cada uno de ellos puede presentar opciones y funcionalidades diferentes. En cualquier caso, el software que presenta Holded es bastante completo, de ahí que sea uno de los más populares dentro del sector, debido a estas características.

Personalización

El software de Holded permite personalizar todos los productos de una empresa, añadiéndole diferentes atributos para poder clasificarlos mejor, así como establecer distintos grupos. 

Información real

Con esta herramienta se obtiene una información real sobre todos los pedidos y envíos que se llevan a cabo desde la empresa, pudiendo ordenar todas estas cosas en función de los clientes, los pagos o los propios pedidos. Permite además, crear hojas de ruta o listas, y está programado para generar la factura de manera automática. 

Control

Es uno de los aspectos de mayor importancia puesto que, a través del software, se puede gestionar todo lo que acontece respecto a la producción y al devenir de la empresa, como pedidos online, mercancías, almacén, etcétera. 

Conexión

Otra de las grandes ventajas de este software es que permite tener todas las tiendas o establecimientos que tenga la empresa, debidamente conectadas. De hecho, se puede crear un catálogo online y personalizarlo, según las necesidades de cada entidad en un momento determinado o de manera indefinida. 

¿Cuál es su precio?

Cada empresa puede contar con un software de gestión diferente y, dependiendo del proveedor, los costes pueden ser más o menos elevados. En el caso de Holded, se ofrecen distintos paquetes que varían en precio y funcionalidades. 

De esta manera, hay un programa que es gratuito, con las funciones básicas, como un sistema de facturación integrado, gestión de gastos y compras o control de proveedores y clientes. 

El siguiente paquete algo más avanzado, tiene un coste de 10 euros mensuales y ofrece las funciones del anterior, pero añadiéndole plantillas para las facturas o un sistema de sincronización con la entidad bancaria, entre otras cosas. 

El paquete estándar cuesta 25 euros al mes, y entre las funcionalidades que se suman destaca poder trabajar con diversas divisas, la sincronización con un máximo de tres bancos o el sistema tipo ‘cash flow’.

Por último, el paquete más avanzado tiene un precio de 50 euros mensuales y al que se añaden numerosas funciones más profesionales.