Cuando una persona hace un trabajo para una empresa sin que esté en su nómina, el pago por sus servicios se hace a través de una forma de pago o facturación alternativa denominada invoice de trabajo. Se trata de un documento con toda validez legal con el que se registra el trabajo realizado y el importe pagado por él.
Los trabajadores independientes habitualmente no tienen métodos de facturación para cobrar sus trabajos por lo que deben emitir algún documento con el que las empresas que utilizan sus servicios respalden el pago, administrativa y legalmente, ese recurso es el invoice de trabajo, que se convierte en un efectivo comprobante de pago para esos casos especiales.
Este documento se utiliza como factura de pago y tiene los mismos efectos legales que cualquier otro documento administrativo, sólo que debe cumplir con algunos requisitos básicos.
El invoice de trabajo es muy beneficioso para quienes trabajan de manera freelance, por cuanto pueden recibir sus honorarios de manera justa, legal y sin inconvenientes de ningún tipo con solo redactar el respectivo documento de pago. También es un modo de facturación beneficioso para las empresas que pueden pagar legalmente el servicio eventual que contraten con algún particular.
¿Qué debe llevar un invoice de trabajo?
Los invoice de trabajo tienen básicamente una redacción muy sencilla, a la que hay que añadir algunos datos básicos, eso sí, no puede faltar ninguno para que sea un documento completamente legal:
- Datos de la persona o empresa independiente que realizó los trabajos: éstos son el nombre de la empresa, logo, dirección postal, número de teléfono, dirección de e-mail, sitio web (de tener uno) y otros datos personales importantes.
- Información de contacto del cliente.
- Detalles de la factura: número de la factura, fecha de emisión de la factura y fecha de vencimiento, importe y descripción del servicio prestado.
- Opciones de pago, como efectivo, cheque, tarjeta de crédito, transferencia, etc.
Maneras de redactarlo
Hay dos maneras sencillas de redactar un invoice de trabajo, para las que sólo hace falta usar unos programas informáticos sencillos y de uso doméstico, como pueden ser Excel y Word.
Para hacerlo con Word o cualquier otro procesador de textos, sólo hay que seguir algunos sencillos pasos:
- Crear un nuevo documento.
- Colocar el nombre de la empresa o membrete en la parte superior.
- Debajo del membrete se deben colocar los datos de identificación de relevancia.
- Alineados al otro extremo de los datos del emisor de la factura, se deben colocar los datos del cliente.
- Seguidamente se deben mencionar los tipos de pago permitidos: contado, efectivo, transferencia bancaria, etcétera, con los importes del trabajo realizado con su respectiva descripción.
- Por último, se coloca información de relevancia, como por ejemplo, si hay impuestos por mora, y la identificación fiscal, entre otros.
Con Excel se lleva a cabo otro procedimiento, ya que este programa informático tiene plantillas ya elaboradas que facilitan el trabajo, solo hay que rellenarlas con los datos que se necesitan:
- Abrir una hoja de cálculo y en el buscador del programa colocar la palabra “Invoice” para que aparezcan los modelos de plantillas, y luego, elegir la que más guste.
- En la plantilla seleccionada habrá que colocar la información que sea necesaria.
- Se podrán colocar cuadros de textos adicionales, que luego se podrán editar a conveniencia antes de imprimir la factura.
- Una vez completada se debe guardar para usos posteriores.
También hay otra manera más sencilla aún de elaborar los invoice de trabajo, que es con programas informáticos especiales, en los que sólo hay que introducir los datos, de manera que automáticamente el sistema emitirá la factura en el modelo y estilo previamente seleccionado.
Entre los programas más populares para la creación de facturas con invoice de trabajo destacan Invoice2Go, Zoho e Invoicely. Cualquiera que se elija permitirá hacer el trabajo de una manera muy efectiva y rápida.
