La Ley de Creación y Crecimiento de Empresas 18/2022, conocida como Ley Crea y Crece, establece un nuevo marco regulador que afecta de forma directa al tejido empresarial español. Una de sus medidas más destacadas es la introducción progresiva de la factura electrónica obligatoria en las relaciones comerciales entre empresarios y profesionales. Esta disposición tiene como objetivo mejorar la transparencia en los procesos de facturación, facilitar el control de los plazos de pago y reforzar la lucha contra la morosidad. Para ello, la norma impulsa la digitalización total del sistema de facturación, integrando tanto la emisión como la recepción de facturas electrónicas dentro de un entorno interoperable, seguro y trazable. Se trata de una medida con implicaciones operativas, económicas y tecnológicas que requiere atención y planificación por parte de todas las empresas, independientemente de su tamaño.
Un calendario de aplicación gradual según el volumen de facturación
La aplicación de esta nueva obligación se realizará en dos fases, con plazos diferenciados según el volumen de negocio. Las empresas que facturen más de ocho millones de euros anuales deberán adaptarse al sistema de facturación electrónica en el plazo de doce meses desde la publicación del reglamento técnico que desarrolle la norma. En cambio, para el resto de las empresas y autónomos el plazo se amplía a veinticuatro meses desde la misma fecha. Esto implica que la entrada en vigor efectiva dependerá del momento en que se publique dicho reglamento en el Boletín Oficial del Estado. Mientras tanto, es altamente recomendable que las organizaciones evalúen su grado de preparación tecnológica, identifiquen soluciones compatibles y revisen sus procesos internos de facturación para anticiparse a los requerimientos normativos.
El desarrollo reglamentario definirá los requisitos técnicos esenciales
La nueva ley de factura electrónica no concreta en detalle los aspectos técnicos de la factura electrónica, delegando esa función en un futuro reglamento. Este documento establecerá las especificaciones relativas al formato estructurado de la factura, la interoperabilidad entre plataformas, los criterios de conservación, accesibilidad, autenticidad e integridad del documento, así como las obligaciones de informar sobre el estado de las facturas (recepción, aceptación, pago o rechazo). Todo apunta a que el formato UBL será el estándar principal, siguiendo la línea marcada por la normativa europea. Además, se exigirá que los sistemas utilizados garanticen la trazabilidad del documento y que todos los operadores —incluidos los autónomos— tengan derecho a utilizar herramientas que aseguren la libre conexión entre plataformas, sin que puedan imponerse soluciones propietarias por parte de los clientes o proveedores.
Implicaciones operativas para empresas y autónomos
La implantación de la factura electrónica supondrá una transformación significativa en la operativa administrativa de los negocios. Tanto la emisión como la recepción de facturas deberán integrarse en plataformas digitales capaces de cumplir con los requisitos de validación, firma, conservación y trazabilidad establecidos por la normativa. Además, el receptor de la factura deberá comunicar, a través del sistema, el estado de la misma, incluyendo su aceptación o rechazo y la fecha de pago. Esta obligación, aunque pueda parecer secundaria, introduce una capa de control adicional que permitirá tanto al emisor como a las autoridades tener un registro más preciso del comportamiento de pago en el entorno empresarial. En consecuencia, será necesario revisar los procesos internos de gestión documental, adaptar el software de facturación y capacitar al personal encargado de estas tareas.
Costes de adaptación y ayudas disponibles
La adaptación a la factura electrónica conllevará una inversión inicial por parte de los negocios, especialmente aquellos que aún no han iniciado su digitalización. Los costes medios de implantación oscilan entre los 300 y 500 euros anuales para pymes y autónomos que opten por soluciones privadas. No obstante, el Gobierno prevé habilitar una plataforma pública y gratuita para garantizar el acceso universal a este sistema, especialmente entre las microempresas y trabajadores por cuenta propia. Además, se podrán usar subvenciones como el Kit Digital para la adquisición de herramientas de facturación electrónica homologadas, ya que cuentan como software necesario para realizar la actividad empresarial.
Riesgos en caso de incumplimiento
El incumplimiento de esta nueva obligación podrá tener consecuencias tanto a nivel operativo como legal. Aunque la ley no ha definido aún un régimen sancionador específico, es previsible que en el reglamento se introduzcan medidas correctivas en caso de resistencia a emitir o aceptar facturas electrónicas. Además, si una empresa no adapta sus procesos en el plazo establecido, podría enfrentarse a problemas en su cadena de cobros y pagos, así como a dificultades para mantener relaciones comerciales con otras entidades que sí estén en cumplimiento. Por ello, resulta fundamental planificar con antelación la transición, asegurando que todos los sistemas utilizados sean compatibles con el nuevo marco normativo y que los responsables administrativos estén adecuadamente formados en el uso de las herramientas requeridas para cuando llegue el momento de que todos los operadores empresariales, sean grandes o pequeños, utilicen este sistema. Se estima que para finales de 2026, en todos los negocios de todos los volúmenes se utilizará la factura electrónica obligatoria.
