Cada vez es más habitual que las pequeñas, medianas y grandes empresas opten por incluir una Centralita Virtual que les permita gestionar las llamadas telefónicas de manera más sencilla y eficiente. Una centralita telefónica virtual permite a los negocios repartir las llamadas, derivarlas hacia otros terminales o gestionar las que no se pueden atender en un determinado momento.
Hasta hace algunos años, la única opción era adquirir una centralita virtual física (ya fuera comprándola o en formato «renting»), que tenía un coste muy alto. En la actualidad, sin embargo, existen opciones mucho más flexibles y económicas que operan en «la nube».
Escoger una centralita telefónica virtual tiene diversas ventajas, especialmente el ahorro de costes que supone y la mayor facilidad de configuración y actualización. No es de extrañar que a raíz de su aparición, se haya convertido en una opción cada vez más común para las empresas.
Debido a ello, la oferta ha aumentado considerablemente, por lo que decantarse por una puede ser problemático si no realizamos un análisis previo. Antes de contratar uno de estos servicios, estos son los cinco conceptos clave que debes tener en cuenta para asegurarte de contratar un buen servicio que ayude a impulsar tu negocio y facilite su gestión.
Que tenga opciones avanzadas
Cada compañía ofrece unas centralitas diferentes, y algunas tienen características que pueden resultar un valor añadido. Por ejemplo, la función de «enrutamiento inteligente» permite derivar las llamadas al terminal más adecuado en base a criterios como el origen de la llamada, la geografía o la fecha u hora.
Otra funcionalidad interesante es la de asistencia virtual con reconocimiento de voz. Son añadidos que pueden marcar la diferencia entre sacarle poco o mucho partido a la inversión que esté haciendo la empresa en este servicio.
También es interesante que ofrezcan actualizaciones gratuitas de la tecnología, como hacen algunos proveedores, para asegurarnos de que la centralita virtual no se quede obsoleta en poco tiempo.
Que permita movilidad
Para muchas empresas, la movilidad es vital e, incluso, un incentivo para los empleados. Muchas centralitas virtuales ofrecen la posibilidad de integrarse en varios dispositivos como teléfonos móviles, ordenadores portátiles o tablets y permiten recibir la información en cualquier lugar. Es lo que se conoce como soluciones BYOD («Bring your own device», «Trae tu propio dispositivo). También puede incluir una tecnología WebRTC (Web Real Time Communication) que permite transformar el navegador de un ordenador o dispositivo móvil en un teléfono digital integrado en el sistema de la centralita.
En esta época, las empresas necesitan flexibilidad, incluso geográfica, por ello, es un factor importante a tener en cuenta a la hora de contratar este servicio.
Que ofrezca herramientas de análisis
Cuanto más datos ofrezca la centralita a la empresa, desde número de llamadas a gasto, mejor podrá ofrecerse el servicio y se obtendrá más control presupuestario y, por lo tanto, más eficiencia en el negocio.
Que sea fácil de integrar en tu ecosistema empresarial
La centralita virtual será, normalmente, una parte importante de tu negocio, pero tendrá que convivir con otros servicios. Es por ello que las soluciones estandarizadas, o capaces de integrarse en otros sistemas a través de API’s o soluciones ofrecidas por el proveedor serán la mejor opción para nuestra empresa.
La tendencia a que los servicios estén interconectados para su mayor facilidad de gestión es un factor clave en cada vez más modelos de negocio.
Que ofrezca garantía de seguridad
Las llamadas por IP viajan por la red, por lo que necesitan seguridad mediante encriptado para asegurar la protección de datos y la confidencialidad de las mismas. La protección ante posibles accesos no autorizados es clave para cumplir con estas garantías tan importantes.
Una centralita virtual telefónica puede ser un complemento realmente importante para una empresa, y puede ayudar a facilitar la gestión y aumentar la productividad teniendo un impacto positivo en el negocio en poco tiempo. Para ello es clave asegurarse, también, de contratarla con un proveedor que ofrezca todas las garantías de que el servicio va a funcionar correctamente, que se solucionarán rápido las incidencias y que se mantendrá puntualmente actualizada.
En la actualidad existen muchas empresas ofertando esta tecnología, por lo que pueden encontrarse servicios de calidad a precios realmente competitivos.
