Por qué hay que destruir documentos

In Sociedad
febrero 16, 2023

La Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) establece que cualquier persona, organismo —sea público o privado— o empresa tiene obligación de hacer un manejo seguro de los datos personales que recoja. Esta disposición incluye la premisa de que el consentimiento del uso de tales datos puede revocarse y el organismo que está a cargo de los datos debe destruir la información de manera definitiva. ¿Por qué la destruccion confidencial de documentos es tan importante?

Importancia de la eliminación apropiada de la información confidencial

Toda información sensible o que contenga datos personales y confidenciales de terceros debe eliminarse de forma segura una vez que ha cumplido su propósito y la vigencia del consentimiento aprobado de su uso. Existe un protocolo que debe seguirse sobre el tratamiento que se da a esta información; de hecho, en algunos casos, va a ser necesario asignar a un delegado que lleve a cabo estas funciones.

La destrucción de la información debe realizarse de forma segura, lo que implica que tendrá que hacerse una gestión de residuos físicos para evitar la divulgación de tales datos, aunque sea de forma indirecta. Y es que, vulnerar el derecho a proteger la información confidencial de terceros podría acarrear graves sanciones y multas que pueden ascender a los 600 000 euros.  

Ahora bien, el proceso de destrucción de la información con contenido confidencial no puede hacerse sin un protocolo de máxima seguridad. En algunos casos bastará con adquirir una destructora de papel, pero incluso en tales circunstancias, será necesario elegir un equipo que cumpla con la normativa que rige la destrucción de documentos.

¿Cómo hacer la destrucción de documentos de forma adecuada?

Con el fin de evitar la filtración inadecuada de datos con contenido sensible, es preciso adaptarse a las normas que establece el Reglamento General de Protección de Datos Personales (GDPR). Existen tres normativas básicas que deben tenerse en cuenta al momento de desechar información personal y confidencial de terceros. Las normas DIN 66399, ISO 27001 y la UNE 15713 deberán aplicarse en cada caso que correspondan, pues incumplirlas conlleva sanciones severas.

Para empresas, autónomos y otros organismos, este proceso puede suponer una complicación si se desconocen tales normativas. Por eso, lo más adecuado es contratar los servicios de empresas que garanticen la destrucción de todo tipo de material que contenga información confidencial, ya sea de forma física o digitalizada.

ABDC es una empresa que proporciona servicios de destrucción confidencial de forma rápida y bajo las condiciones que establecen tanto LOPD como GDPR. Además de la eliminación de archivos, la empresa se hace cargo de procesar todos los documentos físicos, de manera que no sean susceptibles de vulneración.     

Además, el personal encargado de destruir los documentos posee experiencia en el tratamiento de los residuos sólidos, para evitar cualquier impacto negativo en el medio ambiente. La empresa cuenta con certificación oficial de destrucción de documentos confidenciales, así que cualquier organización, pequeña o grande, tiene la garantía de que la eliminación de datos se hará de forma adecuada y bajo los requerimientos de ley.

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Periodista vasco cuyas historias han abordado todo lo relacionado con el mundo del marketing y las nuevas tecnologías.