Toda empresa o autónomo debe de llevar una contabilidad correspondiente a sus ingresos, gastos y cualesquiera de las funciones y/o gestiones relacionadas con el ámbito económico.
Las siempre tan complicadas como necesarias finanzas, te permitirán no solamente contabilizar los beneficios netos, gastos en sueldos, material o inversiones y un largo etcétera de utilidades variadas correspondientes a este sector, sino también tramitar y organizar cualquier tipo de operación pasada, presente y futura. Sin embargo, el cómo llevarlo a cabo a menudo es un quebradero de cabeza para gran cantidad de compañías, que ven un exceso de imposiciones legales (como por ejemplo el CFDI, del que ya hablaremos luego) y documentación necesaria sin saber de las ventajas de servicios de ECM dedicados única y exclusivamente a facilitar el almacenamiento de todo tipo de información a través del medio digital. Este tipo de herramientas ofrecen una serie de ventajas que enumeraremos a continuación a todas aquellas empresas que se decidan a dar el paso y actualizarse a los tiempos que corren, beneficiándose de las nuevas tecnologías y los servicios que ofrecen, como por ejemplo la Gestión de Contenido Empresarial, o ECM.
VENTAJAS Y BENEFICIOS A LOS QUE TENDRÁS ACCESO CON ESTE CAMBIO EVOLUTIVO:
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- Agilidad a la hora de buscar y encontrar cualquier tipo de datos e información debido a la automatización de los programas informáticos ejecutados en el proceso.
- Un almacenamiento infinito que además no ocupará espacio alguno, más que el de los discos duros de los servidores, todo alojado en la nube.
- Mayor seguridad, ya que el acceso a estos datos estarán protegidos por contraseña, y además podrán ser inclusive cifrados. Ventajas de la informática.
Tanta es la importancia de internet, la informática y en definitiva todo aquello relacionado con las nuevas tecnologías a nivel empresarial, que todos aquellos documentos relacionados con la facturación en países como México deben de ser generados en base a un modelo oficial CFDI(Comprobante Fiscal Digital por Internet), que permita evidenciar la veracidad del mismo gracias al sello digital que contiene, o su identificador único ante la Agencia Tributaria. Así, se impide cualquier tipo de manipulación y se evita que alguien pueda negar la oficialidad del documento, ya que en todo momento se dispondrá de información que revele al autor del mismo.
Para ejercer según lo estipulado en la ley, tan solo deberás de descargar CFDI (es un documento en formato XML) y utilizarlo como «plantilla» a la hora de generar cada factura para demostrar tus gastos. Además, y si aprovechas las plataformas de ECM anteriormente mencionadas podrás apoyarte en ellas para combinar ambos procesos, y siempre tener a mano (bien resguardados y almacenados) todos los documentos correspondientes a tus proveedores a través de un sencillo validador CFDI que suelen incorporar como complemento añadido, a sabiendas de la importancia de la contabilidad electrónica en los tiempos que corren.
Pero la gestión empresarial no puede, ni debe reducirse a eso. La organización económica de la misma pasa por revisar todas las cuentas (ya hayan sido digitalizadas o no) y evaluar posibles mejoras en base al aumento en los beneficios de la misma, como bien puede ser el ahorro en ciertos ámbitos correspondientes a la misma, la subida o bajada de sueldo de un empleado en función de su desempeño y rentabilidad, etc. A menudo, y como medida complementaria para llevar a cabo esta toma de decisiones tan importantes las empresas llegan a contratar inclusive servicios relacionados con el espionaje, como es el caso de alguna herramienta como whatsapp spy mediante la cual puedan controlar el tiempo que pasen «en línea» sus empleados en horario laboral, o inclusive interponerle un detective privado al trabajador en cuestión para conocer así si realmente procede con sus obligaciones en el horario de trabajo, ya que de lo contrario las cifras acordadas bajo contrato para el pago de su nómina, o cualquier otro tipo de gestión que implique la facturación económica sobre la que hablábamos anteriormente (pero en este caso relacionada directamente con su desempeño laboral) se deberá de poner en duda, y evaluar dicha situación de cara al futuro. Siempre por el bien de la empresa.
