Una asesoría necesita una serie de herramientas tecnológicas y recursos que le faciliten la gestión, el cumplimiento de las normas y la toma de decisiones.
La idea es que este software haga que la administración del día a día sea sencilla, que cuando se planteen cómo crear una comunidad de bienes (ante la consulta de un cliente) el programa pueda hacerlo de la forma más automática posible.
Hay que llevar la contabilidad al día
Por norma general, una asesoría trabaja con cientos de clientes. Eso puede complicar la contabilidad, la cual es mejor dejar en manos de un software especializado.
Hay multitud de programas que permiten llevar el registro contable, gestionar las cuentas por cobrar, por pagar, el flujo de caja, etc. Suelen incluir funciones relacionadas con la facturación electrónica y el cálculo de impuestos. Así, cuando hay que hacer una factura rectificativa, estos programas la realizan de forma automática.
Aquí, lo usual es añadir alguna herramienta de análisis financiero para que todos los datos que hay en el software contable pasen a ser informes visuales. Estos hacen que tomar decisiones sea más sencillo.
No hay que olvidar los sistemas de cumplimiento normativo, los cuales dan acceso a todas las normas legales y tributarias actualizadas. Esto es muy importante, ya que se introducen novedades muy a menudo.
Herramientas de gestión administrativa y de recursos humanos
Como en cualquier otro negocio, las gestorías necesitan programas que les permitan automatizar tanto las tareas administrativas como la atención al cliente.
Mediante el software de recursos humanos se realizan las nóminas o se lleva el control de horas del personal. Existen muchas soluciones de ese tipo en el mercado, como la que ofrece Cegid, expertos en el desarrollo de programas para asesorías.
Sea cual sea la plataforma elegida, es necesario emplear una dedicada al soporte al cliente. Las asesorías, por su tipo de negocio, reciben decenas de consultas a diario. Por eso, conviene centralizarlas, de manera que en la asesoría las tengan todas presentes en una misma pantalla.
La importancia de proteger los datos de los clientes
Debido a la naturaleza de su trabajo, estas empresas tienen multitud de datos sensibles de sus clientes. Además de los personales, como en cualquier otro negocio, guardan sus cuentas, sus facturas, pagos, conocen el estado de sus cuentas con Hacienda, la Seguridad Social, cuánto pagan a sus empleados, etc.
Por todo ello, es crucial que usen herramientas que les ayuden a cumplir con las normativas de protección de datos, en especial el RGPD. Su incumplimiento suele conllevar multas muy cuantiosas, por lo que es mejor cumplirlo a rajatabla.
Además, deben hacer lo posible para que los datos estén protegidos con un antivirus para empresas, los cuales suelen prevenir los accesos no autorizados y detienen los ataques más sencillos.
En este aspecto, quizá una de las mejores soluciones es no almacenar datos en local, llevándolos todos a la nube y dejando que sean especialistas los que se encarguen de su integridad, de que ningún hacker consiga acceder a ellos.
