Tecnología

Equipos de oficina y hábitos necesarios para el teletrabajo

05/06/2020

Equipos de oficina y hábitos necesarios para el teletrabajo

La pandemia del COVID-19 ha obligado a millones de españoles, de forma abrupta, a teletrabajar, algo para lo que muy pocas personas estaban preparadas. Por esa razón, es imprescindible contar con los equipos de oficina necesarios para hacer frente a esta situación.

Una situación excepcional. Inesperada pero necesaria para salvar las vidas de millones. Sin embargo, muchas personas todavía se mantienen trabajando arduamente desde sus casas, razón de que necesiten y requieran información sobre los equipos de oficina que son indispensables, necesarios y en los que deberían invertir al menos parte de su presupuesto, ya que de ello puede depender el éxito y el alto rendimiento laboral, tan necesario en estos tiempos.

Proteger tus documentos

Salvo honrosas excepciones -que siempre son celebradas-, no todos los españoles estaban preparados para hacer frente a una situación donde toda su vida diaria ocurriera dentro de casa. Inclusive, el hecho de trabajar un tercio de cada jornada, en la propia casa.

Por eso, lo más probable sea que no dispongas de espacios aparentes o adaptados para una situación así, y con ello, los documentos y las informaciones importantes pasen a necesitar medidas adicionales de protección.

Si no dispones de escritorios, de muebles para archivar, entre otro mobiliario similar, la mejor manera de mantener a buen resguardo todos tus documentos, carpetas e informaciones del trabajo es utilizando una maquina de plastificar. ¿Por qué? Porque permiten cubrir de cualquier agente externo todo tipo de documentos, evitando que puedan sufrir daños accidentales y, sobre todo, favoreciendo el archivado y el orden.

En el caso de documentos digitales, la mejor forma es disponer de un ordenador exclusivo para el trabajo, de modo que no se mezcle el ocio y la familia con el trabajo, lo que te permitirá evitar cualquier posible borrado accidental, sobre todo cuando algún otro integrante de la familia utilice el dispositivo. Si no puedes disponer de un ordenador de uso exclusivo, crea sesiones específicas para el trabajo y protege las mismas con contraseñas. Así tu entorno de trabajo estará no sólo separado, sino también protegido.

La información confidencial, siempre segura

Algunas informaciones y documentos laborales contienen información personal o sensible que no puede ser mantenida a buen resguardo. Sobre todo cuando esos documentos han dejado de ser necesarios, y se precisa de una eliminación correcta y segura.

Así como en los documentos digitales podrás hacer uso de la eliminación permanente sin pasar antes por la ‘Papelera de Reciclaje’, con los documentos físicos la mejor manera de hacer eso es teniendo una máquina destructora de papel, que cumple exactamente la misma función y evitará que esos documentos sensibles -que pueden contener datos personales, bancarios, información confidencial- puedan caer en manos equivocadas o, por cualquier razón, acarreen problemas en el futuro.

En el caso de que la mayor parte de tu trabajo se realice con documentos digitales, el uso de un software antivirus y de un ordenador exclusivamente laboral pueden ser las mejores soluciones para evitar que los datos importantes y confidenciales caigan en manos equivocadas.

Orden, el punto más álgido del teletrabajo

Teletrabajar implica sacrificios y mucho orden. Por el confinamiento y el periodo especial que ha significado la pandemia del COVID-19, el teletrabajo se sigue realizando a distancia en relación con la sede empresarial, pero ahora siempre se realiza desde casa.

Y al trabajar desde casa, tendrás una fuente inagotable de distracciones, otras ocupaciones que debes cumplir y realizar diariamente, así como también la necesidad de mantener un estricto orden para que las cosas, bajo ninguna circunstancia, se salgan de control. De esa manera ahorrarás tiempo, energía y evitarás disgustos.

Ganar orden en el teletrabajo es imprescindible de cara al éxito y a la eficiencia que tengas durante este periodo. Incluso, puede ayudarte a ver el teletrabajo como la manera más sólida y eficaz de llevar a cabo tus actividades, de ahora en adelante.

Muchos consejos son pertinentes en este sentido:

  • Ordena y clasifica tus documentos y carpetas: digitalmente es tan fácil como renombrar archivos, combinar carpetas, y otras tareas similares. En los documentos en físico, los archivadores y otro material impreso, el orden y las clasificaciones son distintas, y requieren de otros trabajos. ¿El mejor consejo? Optar por una buena impresora de etiquetas, que permiten colocar un nombre, un color, una categoría a cada documento y poder actuar en consecuencia. Una inversión tan necesaria como la necesidad de orden misma, propia del teletrabajo para garantizar el éxito del método.
  • Separa tu vida familiar y laboral mediante la gestión del tiempo: seguramente, cuando llevabas a cabo el trabajo en una oficina, en una sede empresarial, cumplías un horario. Y más seguramente, al cumplir ese horario llegabas a casa y te olvidabas un poco del trabajo. Te concentrabas en tu vida familiar. Con el teletrabajo debes hacer lo mismo, aunque sea muy difícil si no tienes un orden.

Estando “la casa y la oficina” en el mismo lugar físico, las posibilidades de que termines trabajando durante todo el día, todos los días, son muy altas. Separar la vida laboral de la familiar será más difícil cuando el ordenador está a pocos metros del dormitorio, y tendrás siempre la tentación de “querer adelantar tanto como sea posible”.

No debes caer en ese error. Puedes hacer uso de una agenda en formato físico, de una digital o de un software de gestión del tiempo. Puedes gestionar un horario estricto durante el que te desconectarás, a rajatabla, de todas tus ocupaciones y te concentrarás en hacer vida social, tanto como la situación lo permita. Está demostrado por expertos en gestión del tiempo que tener un horario estricto puede hacerte más eficiente, teniendo cada vez más tiempo libre, en comparación con los días en los que directamente ocupas todo el tiempo de vigilia en trabajar.

La crisis ocasionada por el COVID-19 ha derivado en prácticas como el teletrabajo. Para algunos, ahora, es su primera experiencia de ese tipo, y tener las herramientas correctas y los hábitos adecuados será fundamental de cara al cumplimiento de sus objetivos y metas, tanto en el trabajo como a nivel personal y familiar, que ahora están separados por un par de metros y una pantalla.