Tener una oficina o pensar en abrir una nueva es una gran ventaja y oportunidad para el negocio, no obstante, hay que tener en cuenta ciertos requerimientos mínimos para que la misma pueda funcionar de manera óptima y los empleados que laborarán en la misma tengan a su disposición todo lo necesario para realizar sus funciones, por eso es importante contar con un buen suministro de materiales de oficina.
El mantenimiento de una oficina no puede quedar relegado a pagar un alquiler o mantener un servicio de limpieza, se debe garantizar que en la misma están todos los materiales que van a ser necesitados en el día a día. Estos materiales comprenden desde papelería, cajas, organizadores y mucho más. Alguno de ellos de consumo frecuente por lo que se debe garantizar también que se cuenta con la cantidad necesaria y reponer lo que se esté acabando a tiempo.
Más que comodidad
Mantener una oficina dotada de materiales no tiene que ver sólo con la comodidad que ello pueda representar para los empleados. La mayoría de los emprendedores y encargados de negocios se interesan porque sus actividades diarias, atención al cliente y calidad de servicio sean las más óptimas y el tener el material de oficina adecuado puede hacer la diferencia en este particular.
Imagina por un momento que necesitas emitir una orden de compra y en la oficina no hay suficientes hojas, o que algún cliente o proveedor necesite firmar algún documento y no tengan a la mano un simple bolígrafo. Estos casos, aunque pequeños, suelen ser bastante comunes y deben evitarse lo más posible.
No te confíes por la tecnología
Es cierto que el uso de nuevas tecnologías ha simplificado bastante el devenir de las actividades de oficina, exigiendo menos consumibles como hojas de papel, pero esto no significa que todos los insumos sean prescindibles en el tiempo. La naturaleza de cualquier material de oficina es que la misma luzca organizada y con el ritmo diario de trabajo no se desordene el lugar, hablamos de organizadores, archivadores, papeleras, sobres, máquinas de oficinas y más.
El mobiliario también se considera parte de los materiales de oficina, desde escritorios, sillas o relojes. Contar con el mobiliario adecuado también influye en la comodidad de los empleados y clientes en caso de que se trate de una oficina a donde estos puedan acudir. Se debe entonces garantizar la mejor calidad y la cantidad suficiente de muebles de este tipo cuyo desgaste es más a mediano y largo plazo. Equipos tecnológicos, de telefonía e impresión también deben ser considerados pues son de suma importancia para llevar a cabo ciertas tareas.
Gracias a las nuevas plataformas de tecnología se ha facilitado la adquisición de estos insumos, pudiendo ser ordenados mediantes distintas tiendas especializadas con tan solo un par de clics y con métodos de pago bastante accesibles que facilitan aún más el proceso. Puedes aprovechar también grandes ofertas que podrían significar un ahorro significativo en el presupuesto, haciendo que la administración de la oficina sea más llevadera financieramente.
