Desde que surgió el correo electrónico, ha habido nuevas formas de comunicación electrónica que han tratado de sustituirlo. Aunque este servicio sigue siendo el que más se utiliza, tanto a nivel particular como comercial. Todos estamos tan acostumbrados a abrir nuestra bandeja de entrada a diario que no nos damos cuenta de que a veces nos lleva mucho más tiempo del que debería. Sobre todo si recibimos muchas comunicaciones, nos hemos suscrito a newsletters de marcas o nos gusta recibir las noticias del día en nuestra cuenta. Si quieres aprovechar mejor el tiempo sin renunciar a todo esto, pon en práctica estos consejos.
Atajos de teclado para ahorra clics
Las plataforma de correo más utilizadas, como Outlook o Gmail, disponen de atajos de teclado para acceder a las funciones de forma más eficaz. Solo necesitas saber cuáles son los que se utilizan en tu plataforma y aprender a utilizarlos. No te llevará mucho tiempo, ya que una vez que te acostumbres a ellos lo harás prácticamente de memoria. No te puedes imaginar la cantidad de tiempo que ahorras cuando en lugar de mover el ratón hasta la opción que quieres y clicar en ella, pulsas dos teclas y accedes directamente.
Para utilizar los atajos de teclado, debes asegurarte de que esta opción está activada. Echa un vistazo a la configuración de tu cuenta y comprueba que es así.
Aprovecha el buscador interno
Al iniciar sesión en correo Hotmail verás que hay una pequeña barra con una lupa. Esta es una de las herramientas de gestión de tiempo más poderosas que tiene el correo, porque puedes encontrar fácilmente un mensaje por su remitente, el asunto o la fecha. Imagina la cantidad de horas que puedes ahorrarte al final de la semana si en vez de navegar por todos los correos guardados utilizas esta función.
Y no solo el correo de Microsoft te permite hacer una búsqueda. Prácticamente todas las plataformas cuentan con una barra de búsqueda interna.
Bloquea y envía a la papelera lo que no quieras recibir
Aunque cada gestor de correo tiene un filtro contra el spam y los correos de robo de identidad, puede que alguna vez aparezca algo sospechoso. Si no sabes de dónde procede, mejor no lo abras. Y si no quieres que te vuelva a pasar, márcalo como correo no deseado y se irá directamente a la papelera o a la carpeta de spam. Así te ahorrarás tener que mirar si un correo es deseado o no. Esta función también te sirve para esos mensajes que quieres dejar de recibir, pero que por algún motivo no dejan de llegar a tu cuenta.
Crea reglas y carpetas para organizar tu bandeja
Una de las mayores pérdidas de tiempo al trabajar con el correo electrónico es tener todos los mensajes en la carpeta general. Si creas nuevas carpetas y creas reglas para que vayan directamente allí los correos según determinadas condiciones, podrás gestionar mucho mejor todos ellos. Por ejemplo, puedes hacer que los clientes que hacen sus pedidos o envían preguntas aparezcan destacados, mientras que las comunicaciones comerciales se vayan a otra carpeta para verlas cuando tengas tiempo libre. O simplemente para que no te molesten.
Configurar estas reglas es sencillo, aunque varía en función del servicio que utilices. Pero podrás hacerte con ello en muy poco tiempo.
Prueba estos trucos y verás cómo pasas mucho menos tiempo revisando tu bandeja de entrada o respondiendo correos, por ejemplo. Si recibes decenas de ellos todos los días, seguro que lo agradecerás.
