Como cabe suponer, el profesional encargado de la gestión y del mantenimiento de propiedades inmobiliarias debe ofrecer como pilar fundamental de sus servicios una atención cercana, profesional y, sobre todo, completamente personalizada. Los motivos son fundamentalmente optimizar la eficiencia operativa y alcanzar la máxima satisfacción del cliente, aunque no son los únicos.
Para optimizar el servicio que ofrece un administrador de fincas, cada vez son más los que contratan a una empresa externa que permita una adaptación completa a sus necesidades específicas. De este modo, gracias, por ejemplo, a una secretaria administradores de fincas virtual, entre otras ventajas, se podrán atender las llamadas que no se puedan gestionar adecuadamente debido a un volumen alto de trabajo y, de este modo, no perder oportunidades para captar clientes.
La idea principal de externalizar parte de sus servicios se debe a razones operativas y estratégicas, como son la especialización y la mejora de la calidad de sus trabajos en general, la reducción de costes, una mayor flexibilidad y escalabilidad, permitir un mejor enfoque en las competencias clave de la empresa, además de acceder a tecnología y recursos avanzados de las que carece su propia oficina. Asimismo, no se debe menospreciar la capacidad que ofrece para reducir ciertos riesgos financieros y operativos, la mejora en el cumplimiento normativo, además de procurar un considerable ahorro de tiempo.
Con este sistema será posible llevar a cabo las funciones propias de un administrador de fincas con más profesionalidad, ejecutando debidamente los procesos para tratar de forma personalizada a los clientes y recibir las siguientes recompensas.
La satisfacción del cliente
Como ya se ha mencionado brevemente, actuar de forma personalizada va a permitir al gestor de propiedades una notable mejora en la comprensión de las necesidades y expectativas que cada cliente tiene, valores imprescindibles para ofrecer un servicio de calidad. Con esta información, de primera mano, se va a acceder directamente al conocimiento de las preferencias y de las preocupaciones de los propietarios, logrando con ello soluciones más eficaces y adaptadas a cada cliente y situación, incrementando, como cabe suponer, la satisfacción y la fidelidad del cliente.
La resolución de los problemas
También señalado al comienzo de este texto, la atención personalizada para estos profesionales concede una capacidad excepcional para la resolución eficaz de los problemas, independientemente de las características y exclusivos desafíos que cada cliente proponga. Con esta fórmula se va a facilitar la identificación de las dificultades rápidamente, así como la localización de sus posibles soluciones y la actuación correspondiente.
Con un contacto permanente y directo con los inquilinos, se consigue que el mantenimiento del edificio, las reparaciones o la gestión de los conflictos entre vecinos puedan solucionarse eficazmente, reduciendo los tiempos y permitiendo una mejor convivencia y un estado del edificio óptimo.
Las relaciones con el cliente
Otro valor que se obtiene ofreciendo este tipo de trato clientelar será la construcción de relaciones sólidas, de confianza, logrando la continuidad en el tiempo de la relación comercial con el/los clientes. Se genera una amistad que es fundamental para la retención de clientes, está más que comprobado que los propietarios están más dispuestos a trabajar con administradores con los que han alcanzado cierta familiaridad, aquellos que cuentan con información del edificio y sus inquilinos y que entienden sus necesidades, elementos que facilitan la cooperación.
Aumento de la eficiencia
Estableciendo canales de comunicación que permitan ejecutar esta estrategia, se va a conocer cada detalle de interés de las propiedades que se tengan a cargo y las necesidades de sus residentes. Esto significa que se van a poder anticipar a posibles confrontamientos, problemas de distinta índole, planificando adecuadamente las acciones y actividades. Se logra un aumento de la eficiencia que ahorra tiempo y recursos, optimizando la calidad del servicio ofrecido y, por lo tanto, obteniendo una experiencia de los clientes más gratificante. Entre otros aspectos que permite la personalización se encuentran la programación de mantenimientos preventivos, las resoluciones de conflictos entre vecinos, antes incluso de que lleguen a producirse, o la implementación de mejoras para lograr un aumento en el valor global del edificio.
Marcar diferencias en el sector
El mercado de la administración de fincas es altamente competitivo, cualquier propuesta de valor que identifique una diferencia es importante. La atención personalizada es, en este sentido, clave. Es una realidad contrastada que los propietarios de fincas prefieren trabajar con profesionales que ofrezcan este tipo de contacto, aunque eso implique tarifas más elevadas.
La mejora continua
Si este elemento de contacto y de interacción personal con el cliente se dilata en el tiempo, se obtiene un feedback de incalculable valor que puede y debe ser utilizado para la mejora de la calidad del servicio que presta el administrador. Si se sabe leer adecuadamente esta retroalimentación, valoraciones y sugerencias, revelarán espacios de mejora y nuevas oportunidades de negocio.
