Los eventos en las empresas son importantes para hacerse conocer, crear vínculos con los clientes y futuros clientes, fortalecer la unión entre los empleados y los empleadores y toda una serie de componentes que sacan su fruto en los eventos. Pero antes de crear tu evento, debes tener en cuenta una serie de factores que pueden influir en función del tipo de evento que quieres organizar. Puesto que no sólo tenemos que tener en cuenta el aforo, el presupuesto. Sino el objetivo que tendremos a la hora de organizar el evento irá más allá, aportando valores al evento. Una de las principales siendo una reserva tu local para tu empresa.
Organizar un evento necesita una gran planificación y no deber ser tomado a la ligera. Para ello, vamos a establecer una lista para que nuestro evento sea exitoso:
Fijarnos unos objetivos
Como hemos introducido anteriormente, la creación de un evento no puede hacerse sin una necesidad real por parte de la empresa. No haremos un evento porque si, sino que este evento tendrá unos objetivos concretos.
Una de las primeras cosas que nos tendremos que hacer es, ¿queremos premiar a nuestros colaboradores?, ¿salida de un nuevo producto?, ¿dar a conocer nuestra empresa?. Con esas preguntas seremos capaces de determinar a qué público queremos dirigir el evento. De esta manera, nos permitirá concretar más la naturaleza del evento en proceso.
Determinar la naturaleza del evento
Lo más importante en el momento de organizar un evento es determinar la naturaleza del evento. Tenemos que proponer un evento que interese al público que fijamos. Una vez que tenemos el objetivo y nuestro público, podemos pensar más en profundidad al tipo de evento que conviene más.
Podemos hacer una comida/desayuno, una conferencia, un seminario, una presentación, un viaje, etc. Las soluciones son múltiples y dependerán de nuestras necesidades. Para organizar dicho evento, tendremos que contar con los invitados (sean externos o internos de la empresa), pero también al tema del evento de la empresa. Hay que saber encontrar un tema pertinente, que haga participar a los invitados y que nunca se haya tratado por la compentencia.
Una vez que tengamos reunidos todos los puntos anteriores, ya podemos pasar sobre un tema logístico de la organización del evento. Podremos pasar por profesionales de eventos, o bien hacer un evento interno. A saber que los profesionales tienen un coste más elevados, pero nos puede quitar un gran peso de encima con la organización. Si decides optar por una organización interna, te recomendamos contar con un equipo que se dedique a ello.
Data y lugar del evento
Muy bien, tenemos la naturaleza del evento, los invitados están en mente, la próxima etapa es concretizar. Este último tiene pasa por la elección de un día y un lugar concreto. No obstante, tendremos que tener en cuenta la disponibilidad del lugar y de la data escogida para empezar con las invitaciones.
Toda la organización necesita un tiempo preciso, es recomendado escoger una data bastante lejana en el tiempo, para darnos el tiempo de organizar y de poder preparar todo lo que sea necesario para que nuestro evento tenga éxito. Lo mejor es planificarlo con unos 3 meses de antelación, pero ojo, ¡ciertos lugares piden una reserva de un año de antelación!.
Para fijar una fecha, tenemos que pensar en la disponibilidad de nuestro objetivo. Generalmente, es mejor evitar los fines de semana (viernes noche incluído), los puentes y obviamente las vacaciones escolares. Lo mejor es optar por un evento entre semana, un martes o un jueves, donde los padres pueden estar más disponibles. También a tener en cuenta que no coincida con otro evento parecido al nuestro, ya que tenemos que captar toda la atención.
Escoger el lugar de nuestro evento será de suma importancia. Tenemos acceso a cientos de lugares gracias a Internet. Es importante que el lugar este cerca de la zona geográfica de nuestros invitados y de fácil acceso.
En Privateaser, tendrás un sinfín de lugares donde organizar tu evento. Reserva tu local para tu empresa, en pocos clics. Asimismo, podrás comprobar que los locales tengan el aforo adecuado y del material necesario para llevar a cabo nuestro evento (cocinas, salas de presentación, mesas, etc.).
Una vez tengamos todo lo anterior listo podremos, ya sólo nos queda preparar el evento. Estableciendo en programa del evento, las invitaciones, los invitados, la parte de logística (compra de materiales, contactos con caterings, etc.).
Es importante saber lo que pasará cada minuto del evento, y que todo esté preparado al mínimo detalle, para asegurarnos de no dejarnos nada. Podremos hacernos un checklist para asegurarnos de no dejarnos nada para el día del evento. Podremos mandar las invitaciones como máximo 1 mes antes, ya que si lo hacemos antes, los invitados pueden olvidarse, ni más tarde, porque los invitados empezarán a organizarse para sus asuntos.
Gracias a esta breve lista, estarás siempre preparado a organizar futuros eventos y de manera más serena.
