Los programas de facturación y contabilidad se han convertido en una herramienta esencial para los trabajadores autónomos y las pequeñas empresas. Estos programas simplifican enormemente la gestión de cuentas y el control de la facturación, con el consiguiente ahorro de tiempo y de costes administrativos.
Pero estos programas no solo facilitan las tareas básicas de emisión de facturas y de realización de asientos contables, sino que incluyen decenas de prestaciones adicionales. Conozcamos algunas de ellas.
Programas de facturación
Un buen programa de facturación no es un simple generador de facturas online, sino que dispone de un sinfín de funcionalidades que facilitan la realización de otras tareas intrínsecamente ligadas a la facturación. A modo de ejemplo:
El envío automático de facturas
Aunque esta opción no es excesivamente relevante en negocios cuyo nivel de emisión de facturas es muy limitado, resulta de enorme utilidad cuando son muchas las facturas emitidas diariamente.
Y es que en estos programas pueden configurarse flujos de envío de facturas predeterminados, por lo que la persona que factura únicamente ha de preocuparse de introducir los datos correspondientes a cada factura: el programa las emite y envía automáticamente a sus destinatarios.
La integración con los ERP de la empresa
Los programas de facturación se integran fácilmente con cualquier tipo de sistema ERP (Enterprise Resource Planning) empresarial, facilitando así la gestión global del negocio y la toma de decisiones basada en información objetiva.
La búsqueda y consulta inmediata de las facturas digitales
Se pueden localizar y consultar las facturas en cuestión de segundos. Para facilitar la tarea, los programas de facturación disponen de la opción de filtrar la búsqueda por clientes, importes, numeraciones, conceptos, fecha de emisión, etc.
Programas de contabilidad
Y estas son algunas de las principales ventajas que ofrecen al profesional financiero los programas de contabilidad:
Registros precisos y sin descuadres contables
Este tipo de software ayuda a determinar la cuenta contable en la que debe realizarse cada asiento, evitando además que se produzcan descuadres en los asientos contables.
Automatización de las asignaciones de ingresos y gastos
El programa se encarga de realizar esas asignaciones, contabilizando directamente las facturas emitidas por la empresa y por sus proveedores.
Contabilización de pagos
Permiten contabilizar los pagos directamente en las cuentas previsiones de pago, actualizando estas últimas automáticamente cada vez que se registra un pago.
Generación y contabilización de las liquidaciones de impuestos
Generan los diversos modelos de Hacienda y efectúan la contabilización automática de cada uno de los apuntes de liquidaciones de impuestos.
Ahora bien, al contrario que ocurre en el caso de la facturación, para manejar un programa de contabilidad para pymes sí que es preciso disponer de conocimientos generales acerca del PGC (Plan General Contable), a fin de evitar errores que pueden ser objeto de sanción.
Finalmente, tanto los programas de facturación como de contabilidad online permiten conectarse desde cualquier lugar y en cualquier momento para efectuar tareas de contabilidad y facturación, así como para realizar consultas.
En este sentido, y en el caso concreto de la facturación, es posible emitir las facturas en el mismo instante en que se cobra el producto o servicio, cuando la entrega o la prestación se efectúan en el domicilio del cliente.
