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El software perteneciente a la suite de ofimática Microsoft Office tiene muchas herramientas que la mayoría sigue sin conocer.

 

El uso de las hojas de cálculo es algo que ha alimentado las facilidades de los grandes programas ofimáticos. Todo el que ha utilizado un ordenador para redactar algún tipo de documento o para elaborar una simple gráfica ha tenido que toparse con herramientas del calibre de Microsoft Office o incluso OpenOffice. Las dos son las grandes propuestas de la ofimática y llevan una cantidad incontable de años presentes en el mercado.

 

Para escribir un texto, para editar uno existente, para preparar una presentación, para elaborar una estadística, para gestionar información de clientes… Los posibles usos de los programas que forman parte de estos paquetes de herramientas son muchísimos, como también la cantidad de funciones que todavía se desconocen sobre ellos.

 

Hablar a día de hoy de la utilidad y las facilidades que pone sobre la mesa un software como Microsoft Excel, el programa orientado a las hojas de cálculo de la compañía estadounidense (presente en 7 de cada 10 ordenadores), es algo casi innecesario, ya que la mayoría ya se encuentra familiarizado con él. Sin embargo, hacerlo de aquellas funciones que incorpora y que no todo el mundo domina, ya es agua de otro cántaro.

 

Cosas como la herramienta buscarv y otras opciones que se encuentran disponible en los menús y la interfaz de este software, pero que muchos jamás han oído siquiera. Añadidos que no hacen más que traer comodidades y tienen como resultado soluciones más fáciles, rápidas y cómodas de obtener. A continuación vamos a explicar tres que no solo demuestran ser de lo más útil, sino que, simplemente, cambiarán tu forma de ver y utilizar Microsoft Excel

 

La trinidad de funciones de Excel

 

Como decíamos, son tres las principales funciones que vamos a repasar aquí. Comenzaremos por la de búsqueda antes citada y seguiremos con el uso de tablas dinámicas y las propias macros en Excel. Os aseguramos que, una vez entendáis qué son, no querréis experimentar en el programa sin ellas.

 

Buscarv

 

La naturaleza de la función buscarv es la de permitir relacionar tablas de diferente tipo, encontrar determinados valores y extraer datos. De esta manera, el usuario puede buscar algo concreto en una columna determinada de una tabla y, al encontrarla Excel, devolver como respuesta el valor asignado en la columna indicada a la hora de realizar la búsqueda. Se escribe de la siguiente manera:

 

BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)

 

Tal y como se ve, según lo indicado en su sintaxis, esta herramienta se encarga de repasar la primera columna de “matriz_buscar_en” hasta dar con “valor_buscado”. Una vez hallado, ojeará toda la fila en la que se encuentre y extraerá el dato de la columna indicada con “indicador_columnas”. En cuanto al último parámetro, “ordenado” se utiliza para indicar el grado de exactitud con el que determinar la coincidencia. Si se escribe “0”, solo se detendrá al topar algo que coincida de forma exacta; si es “1”, podrá traer como respuesta también alguno aproximado.

 

Tablas dinámicas

 

Las tablas dinámicas son el gran motivo por el que Microsoft Excel tiene el potencial y la utilidad que posee. Implementadas en la versión de 2007, y presentes desde entonces, permiten hacer de todo con tan solo realizar un par de clicks. Con ellas se pueden realizar cálculos, hacer análisis de datos para llevar a cabo comparativas, estudiar patrones, estadísticas y un largo etcétera.

 

Es una herramienta que requiere de cierto estudio al comienzo, pero que una vez se comienza a entender pasa a convertirse en lo más recurrente dentro de Excel. Para usarla hay que comenzar por introducir una tabla con datos y, después ir al menú “Insertar”, “Grupo Tablas”, “Tabla Dinámica”. A partir de ahí, toda la información introducida en la tabla original pasará a formar parte de esta nueva, reordenada con varios submenús en los que aparecen diferentes opciones para el mejor manejo de la información.

 

Lo mejor con esta herrarmienta es experimentar por uno mismo hasta comprobar cuál es su alcance. Adelantamos que mucho más de lo que podría parecer a simple vista.

 

Macros

 

Hablar de macros en excel es hablar de algo tan simple, extendido y capaz como es la programación. Se denomina macro a todo aquel trozo de código que ha sido realizado utilizando el lenguaje de programación de Microsoft (VBA), cuya finalidad no es otra más que automatizar cualquier tarea que se lleve a cabo en este software de hojas de cálculos.

 

Puedes realizar funciones que requerirían acceder a botones, usar operaciones y una amplia amalgama de tareas, reduciéndolas todas a un click o a una palabra escrita. Suena extraño, pero es algo capaz de ahorrar muchas horas examinando, comparando y escribiendo a la larga. Es importante saber que requiere tener ciertas nociones de programación, y que su aprendizaje exige una buena cantidad de tiempo; pero los resultados son algo que se delata con total facilidad.

 

Periodista vasco cuyas historias han abordado todo lo relacionado con el mundo del marketing y las nuevas tecnologías.